Elektronische Signatur: Was sind die Vorteile gegenüber handschriftlichen Unterschriften?

Elektronische Signaturen gibt es schon seit mehr als 20 Jahren, aber mit COVID-19 und Home-Office-Arbeit erleben sie wieder einen Aufschwung in der Popularität. Während sich Unternehmen darauf vorbereiten, im Rahmen einer umfassenderen Digitalisierungsstrategie von handschriftlichen auf elektronische Unterschriften umzustellen, zögern andere noch, Papier und Stift aufzugeben. Aber was ist eine elektronische Signatur? Und wie unterscheidet sie sich von einer handschriftlichen Unterschrift?

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine „elektronische Signatur“ ist eine digitalisierte Version der traditionellen handschriftlichen Unterschrift, die zum Unterschreiben von Online- oder digitalen Dokumenten verwendet werden kann, sodass sie nicht ausgedruckt oder eingescannt werden muss. Mit Yousign kann eine elektronische Unterschrift so einfach sein wie ein Ankreuzfeld plus eine Erklärung, eine gescannte Unterschrift oder eine digital gezeichnete Unterschrift. Zur Erhöhung der Sicherheit, Überprüfung und Einhaltung von Vorschriften ist es jedoch allgemein anerkannt, dass fortgeschrittene elektronische Signaturen verwendet werden sollten. Diese Arten von Signaturen identifizieren den Unterzeichner, verknüpfen die Signatur eindeutig mit dem Unterzeichner und erkennen alle Änderungen, die nach der Signatur an dem Dokument vorgenommen wurden.

Was ist eine handschriftliche Unterschrift?

Eine handschriftliche Unterschrift ist die traditionelle Art, ein Dokument zu unterschreiben, indem man einen Stift auf Papier setzt. Sie zeigt die Absicht des Unterzeichners an, den Inhalt eines Dokuments oder eines Datensatzes, auf den sich die Signatur bezieht, zu akzeptieren. Damit sind sie rechtsverbindlich und vor Gericht zulässig.

Wie sind beide im Vergleich?

Oberflächlich betrachtet mag die handschriftliche Unterschrift bequemer erscheinen. Wenn Sie Ihr Dokument zur Hand haben, müssen Sie nur noch den Stift zu Papier bringen. Allerdings gibt es oft mehrere andere Schritte im Prozess, was die Handunterzeichnung von Dokumenten viel ineffizienter macht, als es auf den ersten Blick scheint. Sie mussten z. B. ein Dokument signieren und es an Ihren Unterzeichner senden. Sie müssten das Dokument zunächst auf Ihrem Computer erstellen, dann ausdrucken und unterschreiben, entweder durch Einscannen und Anhängen an eine E-Mail oder durch Versenden per Post.

So oder so verlangsamt dieser Prozess Ihren Geschäftsablauf und ist einfach unbequem für Sie und Ihre Mitarbeiter. Mit elektronischen Signaturen können Sie all diese Schritte eliminieren, was den Prozess für Sie und Ihre Unterzeichner viel bequemer macht. Mit elektronischen Signaturen können Sie Ihre Dokumentenprozesse und die Unterschriftensammlung vollständig digitalisieren, sodass Sie sich nicht mit der papierbasierten Verwaltung aufhalten müssen.

Welche elektronische Signatur soll ich wählen?
Die elektronische Signatur: Warum und wie signiert man dematerialisierte Dokumente?